De uitspraak ‘dit is wel belangrijk’ heb ik, sinds ik niet meer bij een foodretailer werk, vaak gehoord. Op logistiek gebied willen we van alles: nieuwe systemen, scanning, control towers, roadmaps, vernieuwde warehouse-inrichting, stabiele goederenstromen, maar vooral hoge servicelevels en lagere kosten. Terugkijkend zie ik vaak dat projecten uitlopen, budgetten worden overschreden en dat doelstellingen niet of pas veel later worden gerealiseerd. En van uitstel komt vaak ook nog eens afstel, ondanks dat het belangrijk is. Niets nieuws, denk je ongetwijfeld. De vraag is natuurlijk: hoe komt dit, want het was toch allemaal zo belangrijk?
Hoe herkenbaar is de volgende situatie? Je komt ’s morgens binnen op het werk en bent van plan een aantal dingen te gaan doen. Vervolgens kijk je om elf uur op de klok, ben je de hele ochtend al druk bezig geweest (nog geen tijd gehad om je tweede kop koffie warm op te drinken) en heb je inmiddels al van alles gedaan, behalve hetgeen waarmee je wilde beginnen. ’s Avonds ga je naar huis en vraag je jezelf af: wat heb ik nu vandaag allemaal gedaan? Van alles, maar zeker niet dat wat je van plan was te doen. En dan geldt: morgen een nieuwe ronde, nieuwe kansen.
Drie andere voorbeelden: je gaat een logistieke verandering doorvoeren, maar de personen die daarvoor nodig zijn, hebben nooit tijd; de ‘baas’ komt binnen en moet per direct iets hebben waardoor alles aan de kant wordt geschoven en, tot slot, gemaakte afspraken in allerlei overlegvormen zijn een week later nog niet nagekomen, want: druk, druk, druk. Heeft iedereen het nu echt zo druk, doet men druk, of liggen de prioriteiten gewoon ergens anders en is iets dus toch minder belangrijk? Vraag iemand hoe het gaat en het anwoord luidt bijna altijd: ‘Goed, maar druk.’
Kip-en-ei-verhaal
Volgens mij is het voor logistiekelingen altijd de ratio die het wint bij het stellen van prioriteiten. Als we een probleem niet direct oplossen, lopen klanten weg of maken we hogere herstelkosten. Ongetwijfeld waar, maar wat was de oorzaak van het probleem ook alweer? Als afdeling Logistiek moet je toch vaak maar waarmaken wat Sales de klant heeft toegezegd.
Ik viel echt van mijn stoel toen ik vorige week iemand hoorde zeggen dat één van zijn toeleveranciers geld wilde zien ter compensatie voor de grote hoeveelheid tijd die hij moest steken in de nazorg van een zending zodat deze alsnog conform order werd afgeleverd. Dit is natuurlijk een kip-en-ei-verhaal. Als de zending gewoon conform afspraak was verlopen, was er ook geen nazorg nodig geweest. Klinkt mij als een schoolvoorbeeld van een poging om van jouw probleem het probleem van een ander te maken. Zo kan ik nog wel meer voorbeelden geven. En deze zullen ook wel blijven komen, zolang logistiek gezien blijft worden als een kostenpost in plaats van als een bedrijfsonderdeel dat waarde toevoegt voor klanten.
We hebben behoefte aan slimme en toekomstbestendige logistiek. Het verstand zegt toch ook dat de prijs omlaag kan als je efficiënter gaat werken. Dat klopt volgens mij, maar het is wat al te gemakkelijk als de grootste partij in de keten dit blijft roepen. Het is dan een kwestie van tijd voordat er iemand omvalt en dan zit iedereen met de gebakken peren. We rationaliseren de situatie dan natuurlijk door onszelf wijs te maken dat het toch echt aan de ander lag…
Prioriteiten stellen
Het is natuurlijk makkelijk om te zeggen dat focus de oplossing geeft. Hierin kun je zelf overigens ook veel doen, meer dan je in eerste instantie wellicht denkt. Stel jezelf de vraag: moet ik dit nu doen? Leg de klemtoon in deze vraag op een ander woord en het antwoord verandert. In mijn laatste jaar bij C1000 begon mijn werkdag niet meer met het openen van mijn e-mail en cc’s liet ik automatisch ongelezen verplaatsen. Ik liet mij veel minder afleiden door andere dingen dan de dingen die ik voor het bedrijf belangrijk vond. Dat leverde veel rust op, en ruimte om aan de slag te gaan met dingen die echt belangrijk waren.
We hebben allemaal evenveel tijd, namelijk 168 uur per week, maar de invulling verschilt. Voor zaken die je echt belangrijk vindt, maak je eerder tijd en dus geef je hieraan meer prioriteit. Een dienstopdracht van de directie of gewoon van het thuisfront helpt ook wel bij het stellen van prioriteiten. Kortom: onze hoeveelheid tijd is gelijk, maar de prioriteit verschilt. Met als gevolg dat we vaak zeggen dat iets wel belangrijk is, maar of we daar dan ook echt naar handelen, is nog maar de vraag.
Ik leer graag van anderen, dus ben ik nieuwsgierig naar hoe jij jouw prioriteiten bepaalt. Of hoe deze binnen jouw organisatie worden bepaald. Welke onderwerpen zijn voor jouw bedrijf het komend jaar echt belangrijk? Ik ben erg benieuwd of we over een jaar de conclusie trekken dat de belangrijke zaken dan inderdaad belangrijk en uitgevoerd blijken te zijn.