Bij veel bedrijven heerst het gevoel dat de interne afstemming en de samenwerking met klanten en leveranciers een stuk beter zou kunnen. Bij deze bedrijven vindt vaak operationele afstemming tussen verschillende afdelingen plaats (een klantorder die met spoed de deur uit moet), maar in deze overlegvormen wordt toch voornamelijk het eigen afdelingsbelang voorop gesteld. Gevolg: veel praten, een heleboel onderlinge frustraties en vooral resultaten die een stuk beter zouden kunnen zijn. Dit is alleen niet zo goed zichtbaar voor het management!
Dit komt niet alleen bij de kleinere bedrijven voor, maar ook bij de bedrijven met jaaromzetten in de tientallen miljoenen euro’s. Geen kleine jongens dus. Als je het mij vraagt, is het probleem bij deze bedrijven vooral dat zij altijd maar denken in de bestaande vaste manier van werken. Elke afdeling moet de eigen broek ophouden, waardoor voorbij wordt gegaan aan het algemene bedrijfsbelang. Medewerkers die dan wél verstand hebben van S&OP-processen of weten wat IBP inhoudt, raken alleen maar gefrustreerd.
Ik zie ook vaak dat er wel maandelijkse S&OP-meetings zijn, maar die hebben vooral het karakter van terugkijken op probleemgevallen. Vooruitkijken en besluiten nemen ten aanzien van ‘load leveling’ in vraag en aanbod gebeurt nauwelijks. Het mooiste zijn dan nog wel de S&OP-meetings waarbij Sales nooit aanwezig is. Je zou zeggen dat dit nooit gebeurt, maar de praktijk is vaak anders. De ‘echte’ forecast is toch echt de verantwoordelijkheid van Sales, maar als supply chain-mensen staan we toe dat Sales hiermee wegkomt. Dat we Sales ondersteunen bij het bewaken van de forecast is natuurlijk prima.
Systemen die niet doen wat ze zouden moeten doen
Natuurlijk wordt de afstemming ook altijd bemoeilijkt doordat de systemen niet doen wat zij zouden moeten doen. Dit wordt, zo hoor ik maar steeds, wel opgelost als straks het nieuwe ERP-pakket er is. Tja, hoop doet leven. Maar in dit geval niet, want als een nieuw systeem een project is dat al een aantal jaren duurt – en waar is dat nu niet het geval? – gaat het ook de interne afstemming niet zomaar verbeteren. Integendeel.
De oplossing voor al dat interne gedoe ligt eigenlijk voor de hand. Ga met elkaar praten en stem onderling gewoon af wat je kunt doen om het voor de andere afdelingen makkelijker te maken. Hoe moeilijk is mijn belangrijkste advies: ga met elkaar praten. Dat kun je zelf ook wel bedenken en daar heb je geen hulp van anderen bij nodig, lijkt mij. De gestructureerde S&OP-aanpak en IT-ondersteuning volgen dan later wel, als de integrale processen ook duidelijk zijn.