Tegenwoordig zijn er zoveel apps en logistieke softwaresystemen te koop, dat je door de bomen bijna het bos niet meer ziet. Bijna elk bedrijf is wel bezig met het implementeren van een nieuw ERP-pakket, een nieuw WMS of een ander transportmanagementsysteem. Veel projecten verlopen moeizaam, de werkelijke kosten overstijgen het budget en de implementatie duurt langer dan verwacht. Waarom toch?
Te koop
Het aanbod van logistieke software is enorm en geef een zoekterm in de App Store in en je zult zien dat er vaak al een applicatie beschikbaar is. Ik hoor regelmatig van klanten dat ze een nieuw systeem gaan implementeren. Op zich een zinvolle investering, als maar duidelijk is welke problemen het nieuwe systeem écht oplost. Als het nieuwe systeem er is, zijn onze problemen opgelost. Ja ja. Een zeer goede fit-gap-analyse is toch wel het minste dat je moet uitvoeren bij de pakketselectie. Is de fit lager dan 80 procent, dan is het softwarepakket of de app onvoldoende geschikt. Prijs volgt later, maar in de praktijk zie ik het tegenovergestelde.
Dilemma’s
Een belangrijke reden van mislukkingen ligt in het dilemma: pas ik het systeem aan het proces en de organisatie aan, of andersom. Vaak doen bedrijven beide met als gevolg dat het systeem de schuld krijgt als het niet functioneert. Een ander dilemma ligt in het vinden van een goede balans tussen het project en de dagelijkse operatie. Deze gaat namelijk altijd voor, waardoor projecten uitlopen en dat de experts (eindgebruikers) onvoldoende zijn betrokken. Gevolg: een niet goed werkend systeem. Een derde oorzaak: te strakke planning opstellen. Deadline is deadline en hoe dichterbij deze ligt, des te meer het ‘buiten scope’ valt met voorspelbare gevolgen. Als je iemand vindt die de functionele ICT-wereld begrijpt en inziet wat er in supply chain-land gebeurt, trek zo iemand dan vooral aan. Zeker als die ook nog verantwoordelijkheid draagt voor het eindresultaat.
Advies
Logistieke systemen en apps moeten doe-werk automatiseren om schaalbaarheid te realiseren. Het zijn middelen en vormen; geen doel op zich! Het belangrijkste advies is vooral: maak bewuste keuzes. Maar ja, kiezen is natuurlijk lastig als je op voorhand geen zekerheid hebt dat de keuze achteraf bezien te juiste was. Twee dingen zijn zeker: niet kiezen en één op één overgaan garandeert ellende en ontevredenheid. De tweede zekerheid: flexibele logistieke software en apps worden in de toekomst een hygiënefactor.